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Importar y exportar datos en Salesforce, nos ayuda a manejar nuestra información desde dentro y fuera de esta plataforma. Además, Salesforce nos ofrece diferentes opciones para gestionar nuestros datos. Por lo tanto, es importante entender las consideraciones de cada herramienta para elegir la más apropiada.

Opciones para Importar y Exportar Datos

Tenemos diferentes opciones para importar y exportar datos en Salesforce. Por un lado, para importar, tenemos a Data Loader o Data Import Wizard. Y por el otro, para exportar, Data Loader, Reportes o Herramientas externas.

Opciones para Importar Datos:

  • Data Loader: Es usado para importar archivos largos que contienen más de 5 millones de registros.
  • Import Wizard: Se puede utilizar para importar un máximo de 50,000 registros.
  • CLI: Es la interfaz de línea de comandos de Data Loader que puede ser usada para realizar complejas y repetitivas operaciones.
  • Importar artículos: Podemos importar conocimiento de artículos en Salesforce desde la página “Import Articles” en el Setup.
  • Herramientas Tercerizadas: Se pueden utilizar herramientas externas como Jitterit o Workbench para realizar importaciones a gran escala.

Opciones para Exportar Datos:

  • Data Export Services: Sirve para exportar datos manualmente una vez cada 7 o 29 días. 
  • Data Loader: Es usado para exportar registros, incluyendo los datos del Recycle Bin.
  • Report Export: Se pueden exportar Reportes en formato CSV o XLS.
  • CLI: También se puede utilizar, la interfaz de línea de comandos, para exportar datos.
  • Herramientas Externas: se pueden utilizar herramientas externas para realizar exportaciones a gran escala.

Consideraciones para importar y exportar datos

Debemos considerar diferentes puntos al importar y exportar datos en Salesforce como: 

  • El formato debe ser siempre en CSV.
  • Los datos no pueden deshacerse. Por lo tanto, realiza un backup de la información que vayas a utilizar, antes de realizar cualquier acción. 
  • Debemos limpiar y darle formato a nuestros datos, antes de realizar una importación. 
  • Al realizar una importación, los procesos y workflows son ejecutados. En consecuencia, si no requerimos de estos flows, debemos desactivarlos antes de realizar una importación.
  • Cada importación, respeta los campos requeridos y los validation rules de la organización. 
  • Además, si se requieren eliminar los registros sin moverlos al Recycle Bin, podemos usar la opción Hard Delete de Data Loader.

Data Import Wizard vs. Data Loader:

Es importante conocer las características y diferencias entre estas herramientas de importación, para poder escoger la más apropiada a nuestras necesidades.

Data Import Wizard

  • No admite todos los Objetos estándar de Salesforce. No obstante, puede manejar objetos personalizados. 
  • Puede realizar las siguientes operaciones DML: Insert, Update y Upsert
  • Adicionalmente, tiene un límite de 50,000 registros por importación. 
  • No tiene la opción de exportar datos.
  • Se puede acceder directamente desde Salesforce, por lo tanto, no necesita un software adicional. 
  • No puede guardar el mapping de los campos. 
  • Previene duplicados.
  • Incluye una opción para no ejecutar procesos y workflow rules.

Data Loader

  • Admite todos los objetos estándar o customizados de Salesforce.
  • Realiza las siguientes operaciones DML: Insert, Update, Upsert y Delete.
  • Admite gestionar grandes cantidades de datos. Tiene un límite de 5 millones de registros por iteración. 
  • Permite exportar datos
  • Para acceder a Data Loader, es necesario instalar un software adicional.
  • Se puede guardar el mapping de los campos.
  • Tiene su interfaz de línea de comandos, CLI. Por lo tanto, puede realizar repetitivas y complejas operaciones. 
  • Si el owner no está definido, se define con el usuario que hace la importación de los datos.
  • Si un valor de un picklist no existe, la importación continúa. No obstante, el valor del picklist no es agregado.

Otras Herramientas para Importar y Exportar Datos:

Para importar y exportar datos en Salesforce, podemos considerar usar herramientas externas como: 

  • Reporte: Podemos crear reportes para exportar datos en un archivo CSV. 
  • Dataloader.io: Es una herramienta en la nube, gratuita, para importar y exportar datos.
  • Workbench: Es una página web para manejar datos utilizando SOQL. Además, nos permite importar datos.
  • Herramientas de pago: Si estas herramientas no bastan para gestionar datos a grandes rasgos, podemos considerar opciones como: Jitterbit, Talend, Informatica y Mulesoft.

Ejemplo Práctico

Más Información

Si te gustaría aprender más sobre este tema, aquí tienes algunas publicaciones relacionadas: Data Model & Advanced Data Model in Salesforce.

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